Vacature Secretaris

28 uur per week

Wij zijn DOK

DOK is de openbare bibliotheek van Delft. Wij zijn trots op onze historie, onze stad en wat we daarbinnen samen met vele partners bereiken. Er werken meer dan 90 enthousiaste collega's samen met meer dan 200 betrokken vrijwilligers. DOK werkt vanuit de overtuiging dat iedereen kan groeien. Daarbij zijn de vijf kernwaarden "inspirerend, plezier, daadkracht, samen en nieuwsgierig" leidend.

Zo herken je ons

Wij zijn DOK, de bibliotheek van Delft. Waar iedereen welkom is en iedereen zich op zijn gemak voelt. Waar je gratis naar binnen loopt en waar altijd wat leuks te doen is. Bij ons kom je elkaar tegen en ontdek je altijd iets nieuws. En dat op verschillende plekken in Delft. Bij DOK is lezen leuk. Maar DOK doet véél meer dan je denkt. Bij ons kun je niet alleen boeken lenen over bijna alles; we helpen je ook graag een stapje verder in onze vestigingen en op alle scholen. Door kunst en cultuur laten we kinderen de wereld ontdekken. Volwassenen helpen we met de Nederlandse taal en digitale vragen. Wij geloven dat iedereen er plezier in heeft om zichzelf te ontwikkelen. Alles wat we doen, doen we samen: met jou en met allerlei partners in Delft. Zo zorgen we er met elkaar voor dat iedereen kan groeien.

Iedereen kan Groeien!

In 2023 presenteerden we ons nieuwe Meerjarenbeleidsplan 2024 - 2028 aan de organisatie en de stad: Iedereen kan Groeien! In het plan beschrijven we onze koers voor 10 jaar en concreter de strategische doelen en aanpak voor 4 jaar. Onze missie luidt: Wij willen iedere Delftenaar inspireren tot ontwikkeling vanuit ontmoeting en dialoog, en daarmee bijdragen aan een gelijkwaardige samenleving. In 2024 zijn we gestart met de uitvoering van ons meerjarenbeleidsplan en hierbij zijn we ook bezig met het inrichten van een goede monitoring op samenhang en kwaliteit.

Hoe ziet jouw werk eruit?

Als secretaris van stichting DOK ben je adviseur van de organisatie en de directie. Je bent een knooppunt binnen de organisatie, waar verschillende thema's samenkomen. Je houdt overzicht, creëert structuur en verstrekt heldere adviezen en informatie aan je collega's. Je valt direct onder de directeur-bestuurder.

Je coördineert onze jaarlijkse beleidscyclus en bent daarmee ook verantwoordelijk voor de monitoring van de resultaten uit ons Meerjarenbeleidsplan. Je schrijft beleidstukken (o.a. jaarplan en bestuursverslag), en zorgt voor de afhandeling en daarbij horende communicatie binnen en buiten de organisatie. Ook adviseer, onderhoud en begeleid je de (procedures rond) governance binnen de organisatie.

Je ondersteunt RvT, MT en Kernteam (= overleg leidinggevenden) in uitoefening van hun taak via voorbereiding, verslaglegging (RvT en MT) en opstellen van actie- en besluitenlijsten. Ook fungeer je als sparringpartner en voorzie je directie en leidinggevenden van gevraagd en ongevraagd advies op (organisatiebrede) beleidsonderwerpen en ontwikkelingen uit de branche. Je begeleidt de jaarlijkse monitoring vanuit de bibliotheekwet en de audits voor de vierjaarlijkse certificering en de follow up daarvan. Kortom, een centrale rol binnen een bevlogen organisatie, waar inhoud, beleid en samenkomen om iedere Delftenaar de kans te bieden te kunnen groeien.

Wat breng je mee?

• Je bent analytisch en schakelt moeiteloos tussen strategie, inhoud en proces.
• Je bent goed in het schrijven van leesbare en begrijpelijke strategische- en beleidsdocumenten en sterk in plannen, organiseren en voortgangsbewaking.
• Je bent nieuwsgierig naar wat er speelt binnen en buiten de organisatie, haalt actief informatie bij collega's en geeft gevraagd en ongevraagd beleidsmatig advies.
• Je bent op de hoogte van de ontwikkelingen in de bibliotheek- en/of cultuursector en hebt affiniteit met governance.
• Je verbindt en zoekt naar samenhang. Je kan goed samenwerken en beweegt je makkelijk tussen diverse teams in de organisatie.
• En je vindt het leuk om te leren en het geleerde met anderen te delen.

Wat bieden wij jou?

DOK wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Als werkgever geloven we er bovendien in dat, hoe inclusiever we zijn, des te beter we kunnen presteren als taal- en cultuureducatiecentrum van en voor de stad. We doen daarom ons best om de verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven die Delft rijk is, samen te brengen in het medewerkersbestand van onze bibliotheek.
DOK biedt een arbeidsovereenkomst van 28 uur per week voor een jaar, met de intentie deze te verlengen bij wederzijdse tevredenheid. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Openbare Bibliotheken en de functie wordt afhankelijk van kennis en ervaring gewaardeerd in schaal 10 met een maximum van € 3.786 tot € 4.956 bruto per maand (exclusief 8% vakantietoeslag en 4% eindejaarsuitkering) op basis van 36 uur. En natuurlijk je eigen bibliotheeklidmaatschap. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk.

Hoe kun je reageren?

Wekt deze vacature interesse bij je op en herken je jezelf in het omschreven profiel? Dan hopen we op een reactie van jou. Wij selecteren zo objectief mogelijk op basis van jouw kwaliteiten en kiezen er daarom voor alle kandidaten dezelfde vragen te laten beantwoorden in hun sollicitatiebrief. Gebruik maximaal 200 woorden voor het beantwoorden van elke vraag.

1. Wat motiveert jou om op deze functie bij DOK te solliciteren?
2. Waaruit blijkt dat je op beleidsmatig niveau gewend bent te werken en stukken te schrijven?
3. Kun je een concreet voorbeeld noemen en een door jou geschreven (beleids)stuk delen? Waaruit blijkt dat je ervaring hebt in het bewaken van voortgang en kwaliteit? Noem een concreet voorbeeld.
4. Als secretaris stichting houd je bezig met verschillende beleidsthema's binnen de organisatie. Hoe bewaak jij de samenhang en betrek je collega's?
5. Welke elementen van governance vind jij essentieel voor een organisatie als een bibliotheek?

Stuur je antwoorden op de vragen en CV t.a.v. naar (uiterlijk 23 juni a.s.). Vermeld in de onderwerpregel dat het gaat over de vacature Secretaris van stichting DOK.

Goed om te weten!

De 1e gespreksronde zal plaatsvinden in de week van 1 juli a.s.
De 2e gespreksronde zal plaatsvinden in de week van 8 juli a.s.
Heb je inhoudelijke vragen over de vacature, neem dan contact op met Yuri Matteman via

Functie:	secretaris
Startdatum:	05-06-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Tijdelijk
Salaris:	3786 – 4956
Uren per week:	28 – 28

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Stichting DOK via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.